Comment créer un tableau de bord commercial ?

La gestion efficace des données est cruciale dans le monde des affaires, et la création d’un tableau de bord commercial performant est une étape essentielle dans cette démarche. Les tableaux de bord offrent une vision consolidée des données, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées. Nous aborderons les étapes fondamentales pour créer un tableau de bord commercial, en mettant l’accent sur les technologies de données et l’intelligence artificielle.

 

I/ Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial ?

Le tableau de bord commercial, c’est votre allié pour piloter vos ventes, évaluer l’atteinte de vos objectifs et suivre votre chiffre d’affaires (CA), pas seulement à destination de la direction, il sert également au service commercial. Attention, à ne pas le confondre avec le reporting, qui lui, sert à contrôler un instant T. Le tableau de bord commercial a plutôt une fréquence hebdomadaire, voire mensuelle, ou encore trimestrielle, annuelle. Il est composé de différents indicateurs de performance (KPI), quantitatifs et/ou qualitatifs (commerciaux ou financiers).

Ses objectifs sont variés :

• évaluer la réalisation des objectifs
• analyser la situation en temps réel
• donner une ligne directrice à l’équipe commerciale
• se projeter dans l’avenir
• adapter la stratégie et les besoins
• mieux connaître les comportements clients
• communiquer et informer au sein des services

La taille de votre tableau de bord commercial variera bien évidemment, en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre d’indicateurs sélectionnés. Votre tableau de bord doit vous permettre d’avoir une vision claire et précise de vos performances commerciales. 

Pour ce faire, la sélection de vos indicateurs de performance joue un rôle important. Il ne s’agit pas là d’incorporer l’ensemble des KPI que vous connaissez, mais bien de sélectionner ceux qui viendront répondre à vos besoins et qui vous fourniront des informations pertinentes par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés.

 

II/ Les principaux indicateurs de performance 

1. Les indicateurs financiers

Parmi les principaux indicateurs financiers, nous pouvons retrouver : 

• Le chiffre d’affaires (CA) : 
  • déclinable de plusieurs façons (produit/service, unité commerciale, etc), il doit être associé à d’autres KPI pour que vous puissiez réellement mesurer la performance de l’entreprise.
• La marge brute : 
  • Mesure l’écart entre le CA et les coûts liés à la vente (coût de revient). Elle permet de dégager la marge produite par un bien/service afin d’optimiser les coûts de production et de mettre en avant les produits les plus rentables. Tout comme le CA, c’est un indicateur qui peut être décliné.
• Le seuil de rentabilité : 
  • Permet de connaître le CA à atteindre avant de pouvoir être rentable, s’il n’est pas atteint aucun bénéfice ne peut être dégagé.
  • Seuil de rentabilité =Charges fixes/ Taux de marge sur coûts variables
• Le besoin en fonds de roulement (BFR) : 
  • Met en avant les besoins de financement de votre entreprise.
  • BFR = (Stocks en cours + Créances d’exploitation) — Dettes d’exploitation
• Le fonds de roulement net global (FRNG) : 
  • Surplus de ressources stables qui permettent de financer l’exploitation. Afin de préserver un équilibre financier, le FRNG doit être supérieur au BFR (trésorerie positive), dans le cas contraire la trésorerie est négative.
  • FRNG = Actif circulant – Dettes d’exploitation
• Les délais : 
  • Moment entre le paiement des dettes fournisseurs et la créance client. Il y a donc le délai d’encaissement des clients, le délai de paiement des fournisseurs et le délai d’écoulement des stocks.

1. Les indicateurs commerciaux

Ils regroupent toutes les opérations commerciales et les comportements associés.

Il y a notamment : 

• Le panier moyen (PM) : 
  •  Indique en moyenne combien les clients dépensent.
  • Panier moyen : Montant des ventes/Nombre de ventes
• Le taux de conversion : 
  • Indique le nombre de visiteurs transformés en clients, aussi appelé taux de transformation, il peut aussi mesurer l’efficacité d’un site web.
  • Taux de conversion = Nombre de ventes/Nombre de visiteurs*100
• Le coût d’acquisition client (CAC) : 
  •  Somme dépensée pour acquérir un nouveau client.
  • CAC= Total dépenses marketing/Nombre de nouveaux clients
• Le taux de satisfaction : 
  • Pourcentage de clients satisfaits après l’achat d’un bien/service.
  • Taux de satisfaction = Nombre de clients satisfaits/Nombre de clients*100

III/ Définir les objectifs/besoins

Avant de débuter la réalisation de votre tableau de bord commercial, il est nécessaire de définir les besoins et objectifs que l’entreprise doit atteindre. Pour ce faire, une démarche en amont sert à déterminer les facteurs clés de succès et les objectifs à atteindre. En somme, quels sont les axes de progrès de la force de vente par rapport à la stratégie commerciale mise en place.

Parmi les objectifs, deux principaux ressortent dans la plupart des tableaux de bord commerciaux : 

• Les objectifs de reporting : analysent sur une période donnée, des indicateurs afin d’en tirer des conclusions et mettre en place des actions correctives.
• Les objectifs de pilotage : servent à fixer une ligne directrice pour connaître les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs globaux.

IV/ Sélection des technologies/outils

 Une fois vos objectifs définis et vos indicateurs de performance sélectionnés, il reste un dernier choix à faire et il n’est pas des moindres. C’est celui de l’outil utilisé, vous pouvez, si vous le souhaitez, le réaliser sur Excel. Toutefois, il est aussi possible d’avoir recours à des outils un peu plus poussés en termes de visualisation et d’automatisation de la collecte.

Des outils tels que des logiciels de gestion commerciale, des solutions de gestion globale d’entreprise (ex. un ERP) ou encore un outil de Business Intelligence (plus de détails sur notre article dédié : Meilleurs outils de BI).

Si vous choisissez Excel, il est toutefois bon de rappeler que le risque d’erreur n’est pas inexistant de par, l’insertion manuelle des données. C’est pourquoi l’utilisation d’outils connectés à votre base de données peut être plus sûr lors de l’intégration des données dans le tableau de bord.

Cela nous amène à discuter des sources de données, qui peuvent être extrêmement diverses. Il vous revient de trier les données les plus pertinentes et de déterminer leur provenance. Parmi ces données, on retrouve :

 

• Les données présentes au sein de l’entreprise, notamment celles liées à la comptabilité.
• Les données relatives aux projets en cours, telles que les plannings et les documents associés.
• Les données inhérentes à la base de données de l’entreprise, comprenant des informations sur la qualité et l’origine des données.
• Les informations spécifiques à l’entreprise, comme les échanges internes et avec les clients, ainsi que la résolution des litiges.

 

V/ Conception du tableau de bord

Après avoir sélectionné votre outil, rassemblé vos indicateurs, vos données et défini vos objectifs, il est désormais temps de finaliser votre tableau de bord. Vous avez la possibilité d’opter pour une approche stratégique ou opérationnelle en fonction de ce que vous souhaitez mettre en avant.

L’étape suivante consiste à assembler les données. Les données doivent être organisées de manière que les points que vous souhaitez mettre en avant soient clairs. Pour ce faire, hiérarchisez les données et établissez un ordre de priorité en fonction de leur catégorie, de leur niveau de détail et de leurs liens mutuels.

Afin d’améliorer la lisibilité et de faciliter la compréhension, personnalisez le design de votre tableau de bord en utilisant un code couleur et une typographie adaptés. De plus, l’ajout de graphiques connectés à votre tableau de bord contribuera à permettre aux lecteurs de visualiser clairement ce que vous souhaitez mettre en avant.

Ensuite, passez à la phase d’essai de votre tableau de bord. Testez-le auprès de vos collaborateurs pendant une période déterminée pour évaluer le niveau de compréhension et de lisibilité. Si nécessaire, ajustez vos indicateurs de performance afin qu’ils répondent pleinement à vos besoins. Une fois cette étape franchie avec succès, vous pourrez lancer la version finale de votre tableau de bord.

Il est important de noter que, suite à la mise en place du tableau de bord, vos besoins peuvent évoluer. Dans ce cas, prenez le temps de réexaminer les indicateurs que vous souhaitez inclure, ou si nécessaire, utilisez votre tableau de bord existant comme base pour en créer un nouveau.

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